商務郵件中「隨信附上樣品」的正確書寫格式介紹

如果有機會和外資企業進行交易，過程中免不了各種英文商務郵件或電話的往來。

本文會介紹這種情況下所應用到的信件格式和專業用語。

英文的商務郵件中通常不需要用到冗長、艱澀的社交辭令或用語。

只要保持內容簡單易懂，簡潔、條理分明地陳述重點即可。
另外也要盡量避免語意模糊的說法。

更清楚來說，每封信都要設定一個明確想傳達的主題，並把握所謂的5W１H原則（Who, What, When, Where, How, Why）來寫。

而內容裡面最重要的部分就是關鍵字的正確性，絕對不能把對方的公司名稱、職稱、姓名、商品金額等數字寫錯。
也要懂得依照信件類型來呈現寫作風格，例如是想要引起對方興趣，還是想要展現我方誠意等等。

舉例來說，如果想要和外國公司索取樣品，就應該在書信中清楚表明來意，接著詢問有關樣品種類、產品介紹、訂購方式等細節內容。
這是屬於「詢問 (Inquiry）」性質的商務郵件，都有其相對應的書寫格式。

商務郵件用語

和樣品相關的英文用法

樣品的英文叫作Sample，不過其他還有不少和它意思接近的單字用法。

以下搭配例句做更詳細的說明。

英文用法的中文解釋
Sample：樣品、試用品、範例
Muster：集中檢閱
Swatch：布料、皮革的樣品；樣本手冊
Pattern：材質樣本；衣服、木製、金屬製品的樣本模型；花樣、圖案
Copy：影印；範本；原稿；題材；出版品的一部、一冊或一份影本

中文用法的對應單字

樣本、樣品：Sample, Preparation
標本（完整或部分的標本皆可）：Specimen
試用品：Free sample/Gift, Promotional gift, （免費贈品）Freebie
實例、範例：Example, Instance, Illustration

接下來介紹幾個「樣本、樣品」的相關例句，讓大家更容易了解這些單字間的差異。

Take a blood sample
採集血液樣本

Please send me some samples of curtain material.
請給我一些窗簾布的樣品。

Samples of the new shampoo
新洗髮精的試用品／樣品

I sent you a free sample.
我寄給妳一份免費試用包。

詢問 (Inquiry）

根據樣品做出進一步指令
（朋友間的對話及郵件往來：商務郵件、會話範例）

想要進行任何交易買賣，基本上都一定要先透過連絡的方式來了解細節。
在貿易術語中，這就叫做詢問 (Inquiry)。

詢問內容通常不外乎是試圖了解對方公司的背景概要、產品資訊、訂購條件等等，同時可能會索取相關的價目表、型錄及樣品。
經過這個階段之後，如果進口商對於這些產品很有興趣，就會提出訂購 (Buying Offer)的需求。

詢問(Inquiry)性質的郵件

不論是透過紙本或電子郵件的形式，只要是商務目的的英文郵件其基本格式都相差不多。
不過，如果發信者和收信者間有一定的交情，可能還是會影響措辭方式。換句話說，寫信的人會根據雙方的熟悉程度來決定用詞的嚴謹程度，這些都必須視情況彈性調整。

假設今天想要寫信給一位叫做賽門的朋友，開頭可以保持精簡，只要寫道Hello/Hello Simon, Hi/Hi Simon, Simon就可以了。
另外，就算是為了商務目的而通電話或和對方以各種形式做交流，都別忘了保持簡單，只要符合該有的禮儀、講重點就可以了。

英文商務信件／電子郵件的基本格式

開頭 (Opening)、主軸 (Core)、收尾 (Closing)

・Opening 說明如何得知對方公司的產品
・Core 詳述需求

・Closing 信件收尾

稱呼 (Salutations)
Dear Sir or Madam, （如果對方的姓名、性別未知，就可以這樣表示）

敬啟
To whom it may concern,
給相關負責人（如果不知道負責單位或對象就可以這樣表示）

開頭 (Opening)
We have seen your advertisement in a magazine, and are interested in your stationery.
我方透過雜誌廣告看到貴公司的文具產品，感到非常有興趣。

需求內容 (Core)
We would like to have the details of the products you are handling.
我們想要更了解貴公司的產品細節。

Please send us your catalog and trade terms and conditions including export prices.
請提供我們產品型錄和包含出口費用在內的相關貿易規範條件。

Would you please send us two sets of free samples by air if any are available?
如果方便的話，可否附上兩套免費樣品做為參考？

＊以電話詢問相關資訊，例如：是否有庫存
Do you have the B5 pencil in inventory?

你們現在的庫存裡面有B5鉛筆嗎？

When will they be in stock?
什麼時候會有貨呢？

收尾 (Closing)
We are looking forward to having your response soon.
期待盡快得到您的回覆。

結語 (Complimentary closings)
Sincerely yours,
問候語

＊信件或對話的非正式收尾方式
下列幾個用法適合用在比較親近的對象。

See you!　再會！
Bye for now!　先這樣！
Later　待會見
All for now　目前先這樣

署名 (Signature)
紙本信件：親筆簽名
電子郵件：打上全名

Offer（銷售）及 Counter Offer（反出價）

提供樣品・提出要求
（商務郵件及會話範例）

銷售(Offer)性質的郵件

當收到潛在客戶的訊息要求提供產品資訊、樣品、型錄時，銷售方通常會盡速將所需資料寄出，不過在這個過程當中如果懂得運用一些技巧，就能夠提升成交機率。
這個技巧就是在回覆郵件中積極推銷(Offer)。

・Opening 說明如何得知對方公司及其產品
・Core 說明自家產品有哪些勝過業界公司的特色，檢附文件佐證
・Closing 信件收尾

稱呼 (Salutations)

Dear Mr.〇〇,
〇〇先生

Dear Ms.〇〇,
〇〇女士

＊稱呼上容易犯的錯誤
弄錯姓氏或名字的使用方式。

（×）Dear Ms.Emily,
（○）Dear Ms. Green,
（○）Dear Emily,

開頭 (Opening)
We learned that you are looking for stationeries for office use.
我們得知您正在找尋辦公室的相關文具用品。

需求內容 (Core)
Among the articles we are introducing to you at this time, we proudly recommend items No.1 and 2, which are beautiful yet functional.
在以下為您介紹的產品中，我們特別推薦兼具美觀與實用性的一號和二號商品。

We have enclosed herein a catalog, specifications and price list.
隨信附上型錄、規格表、價格表各一份。

Please examine the samples we are enclosing here.

請試用看看隨信附上的樣品。

＊透過電話溝通寄送相關資訊
I will send it directly to you.
我會直接寄給您。

We should be able to deliver it to you in about three days.
大約三天左右就可以寄去給您。

收尾 (Closing)
Would you (＝If you would) like to have any further information, please do not hesitate to contact us.
如果您還想要了解更多資訊，歡迎隨時與我們連絡。

We are looking forward to hearing from you soon.
期待很快能收到您的回覆。

結語 (Complimentary closings)
Truly yours,
問候語

署名 (Signature)
紙本信件：親筆簽名
電子郵件：打上全名

反出價(Counter Offer)性質的郵件

在進行交易買賣的時候，通常不會在賣方提出相關報價後就直接締結成交。

反之，客戶端一般會提出所謂的反出價 (Counter Offer)。也就是為了爭取更好的交易條件，進行各種包含要求折扣等的議價動作。

這時候，買方必須要能夠提出自己版本的具體方案。

・Opening 感謝對方提供包含型錄、估價表等各種資料。
・Core 提出己方的要求、期待。
・Closing 信件收尾

稱呼 (Salutations)
Dear Simon,
賽門先生（以姓氏尊稱對方）

開頭 (Opening)

Thank you very much for sending us your samples.
感謝您寄送樣本。

要求內容 (Core)
We surveyed the price of the products similar to the sample, and have discovered that the price of your product is higher.
經過一番和樣品類似商品的價格調查之後，我們發現貴公司的產品定價偏高。

We reviewed your trade terms and conditions and found out that the payment in advance would be hard to accept.
我們對於交易條件中的預先付款部分也覺得難以配合。

Upon the close check of your sample, we regret to inform you that they are partially flawed.
在仔細檢查貴公司的樣品之後，遺憾的是必須告知您有發現部分缺陷。

A delicate finish would be appreciated.
我方期待能夠在成品的細節品質上更加注意。

＊透過電話訂購商品
Thank you for the estimate. I would like to place an order for 100 pencils.
感謝您協助估價。我想要訂購鉛筆一百支。

I will send you an invoice. You can just transfer the payment to our bank.
我會把請款書寄過去。請直接匯款至我們公司的銀行帳戶就可以了。

收尾 (Closing)
It is appreciated if you could let us have your response by October 15.

期待您能在10月15日之前回覆我們。

結語 (Complimentary closings)
Yours sincerely,
問候語

署名 (Signature)
紙本信件：親筆簽名
電子郵件：打上全名

同意／拒絕降價或更改條件

到目前我們已經了解大致的交易流程，也就是在賣方提出銷售報價後，買方通常還會進行反出價。

收到反出價的訊息之後，賣方可能同意或拒絕這些條件，回信內容自然依據情況有所不同。

不過，無論交易最終是否成交，雙方一般還是會維持該有的禮貌措辭。

如果賣方同意交易，就應該在回覆中把這些條件明確條列出來。
如果賣方拒絕，也不需要態度過於強硬，只要將理由陳述清楚即可。

＊承諾／拒絕買方要求
We will give you a 15% discount if you place an order with us for a minimum of 50 gross.
如果訂購總量超過五十，我們就會給予您15％的折扣。

We regret to inform you that we are unable to accept your request for the further discount due to fluctuations in the exchange rate.
鑒於近期國際貨幣波動劇烈，我方必須遺憾地通知您無法滿足所提出的折扣要求。

＊電話上的客訴和回應方式