欸，今天要來跟大家分享一下，我最近在搞的「會議通知英文」這檔事。身為一個部落客，平常就要處理很多雜七雜八的事情，開會更是家常便飯。但這次比較特別，是要發英文的會議通知，我可沒啥經驗，只好硬著頭皮上！
摸索階段
一開始真的是毫無頭緒，想說先上網查查資料好。結果，資料是查到一堆，但都太過正式，什麼「Notice」、「5W原則」的，看得我頭昏眼花。而且很多範例都太死板，感覺一點人情味都沒有。
後來我想想，不行！我是個活生生的人，又不是機器人，發個通知幹嘛那麼嚴肅？於是，我決定自己動手，打造一份「有人味」的會議通知！
動手實作
我決定把那些生硬的詞彙都丟掉，像是 “Notice” 這種東西，誰看得懂？直接寫 “Meeting” 不是更清楚嗎？
接著，我開始思考，一份好的會議通知，應該要包含哪些內容？
- 時間：這當然是最重要的，一定要寫清楚幾點幾分開始。
- 地點：如果是在公司開會，就寫會議室名稱；如果是線上會議，就要寫清楚是用哪個軟體。
- 主題：開會總要有個主題？簡單寫一下這次要討論什麼。
- 參與人員：如果不是所有人都需要參加，就要寫清楚邀請哪些人。
- 備註：有些注意事項，或是需要大家事先準備的東西，也可以寫在這裡。
有這些基本架構，我就開始填寫內容。我盡量用簡單、口語化的方式來寫，就像平常跟同事講話一樣。例如：
To: All Sales Staff
Subject: Sales Meeting
Time: 10:00 a.m. ,Monday, April 5
成果驗收
寫完之後，我還特地拿給幾個同事看看，請他們給我一些意見。大家都說，這樣的寫法很清楚，而且感覺比較親切，不會有那種硬邦邦的感覺。
最後，我把這份「有人味」的會議通知發出去，結果大家反應都很看來，這次的嘗試算是成功！
這次的經驗讓我學到，其實很多事情不一定要照著SOP走，有時候加入一點自己的風格，反而會有更好的效果！
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