你會用英文寫「送貨單」嗎？

這篇文章的主題是有關「送貨單」的討論。

「送貨單」其實是一種比較籠統的說法，因為嚴格來說，它的種類很多。

除了日常生活想要宅配物品時，填寫寄件人、收件人資料的「送貨單」之外，在寄送各種重要文件（例如：履歷）時也可能會附上一張相關的文件說明清單。

其中通常會包含寄件方想要給收件人的相關文字說明或是請款單。

其實，「送貨單」對一般人來說，算是比較專業性的商業文件，對於它的內容格式也不一定很了解。

不過，不管在世界上哪個國家生活，它們都離不開我們的生活，也許還會遇到必須自己寫的機會。

以下內容會以隨報價單寄出的「送貨單」為主題。同時搭配例句，說明書寫的格式為何，希望對大家有所幫助！

「送貨單」的英文怎麼說

從前言已經知道，至少有兩種不同類型的「送貨單」。他們的英文用法各有不同，因此我們會分開討論。

◯送貨用的「送貨單」

這是在寄送貨品時，用來記載寄送人和收件人聯絡資訊，以及貨品種類的單據。

它的英文叫作

“invoice”

或是

“delivery invoice”
(送貨單)

make an invoice 「寫一張送貨單」

◯文件寄送檢附的「函送書」

在郵寄履歷或是其他重要文件的時候，會附上文件種類的說明單據。

英文叫作

“letter of transmittal”

“transmittal”是一個名詞，意思是傳送、媒介。”letter of transmittal”也可以寫成是”transmittal letter”。

送貨單的書寫內容

以下看看「送貨單」的實際書寫範例。

當然，視使用場合的不同，內容上會有所調整，因此請把它當作參考範本來看。

Dear Mr. Mark,
Thank you so much for your order (QAZ1) made on August 10, 2019.
We have enclosed an invoice, so please find it attached.
If you have any problems or questions, please let us know as soon as possible.
Kind regards,
Max Chang

～翻譯～
親愛的Mark先生：
感謝您於2019年8月10日訂購商品QAZ1。
隨信附上送貨明細，請參照。
如果遇到任何問題或有疑問，請盡快和我們聯絡。
謹致問候
Max Chang

以上這種在報價單上附加「送貨明細」的案例，記得要把對方的名字，以及所要表達的內容描述清楚。

其他重點內容還包括是否需要付款。如果要請對方付款，記得在措辭上要禮貌，表現出我方的專業性。

只要以此為參考範本，就可以變化出各種不同版本，非常方便。

希望對各位有所幫助。

郵件的函送文件用法

接下來，會介紹更多在送貨單的各種寫法範例。

上一段已經說明過「送貨單的基本格式」，不過因應不同的情況可能要增加更多內容，請參考以下說明。

〇標題

・Invoice for service on March 10.
3月10日的服務內容清單

・Invoice for order number A-123.
訂單編號A-123的內容清單

〇內文可能會用到的句型

・對客戶表達感謝
Thank you for your order on August 10th.
感謝您於8月10日訂購本公司產品。

・請對方確認單據
Please find attached our billing statement.
請確認隨信附上的付款說明。
※attach 附加

・以郵寄方式寄送時
We are enclosing an invoice.

付款明細已經隨信寄出。

Please find the enclosed invoice for the goods ZAQ.
請確認信件內夾附的產品ZAQ付款明細。
※enclose 隨信附上

・請求付款
Please remit the billed amount to the bank account written on the invoice.
請將款項匯入付款明細上所指示的銀行帳戶。

After receiving payment in full, we will dispatch the products ordered.
確認收到全部款項之後，我們就會將商品寄出。

商務上的書寫案例

這一段介紹的是在正式商務場合上，寄送企畫書或合約給對方的時候，所附上的說明文件。

・If you have any problems with the draft, please let us know as soon as you can.
如果您對這份草擬文件有任何疑慮的話，請盡快讓我們知道。

・If you accept our draft, we will promptly send you our formal agreement.
如果您同意這份草擬文件，我們就會馬上將正式的同意書寄出。

・Thank you for confirming the content of the draft contract.
感謝您協助確認契約草案的內容。

・If there are any questions in this contract, please let us know as soon as possible.
如果對於這份合約有任何疑問，請盡快讓我們知道。

・I’m sorry to trouble you, but upon receiving the contract, could you please inform us that you have indeed received it.
不好意思百忙之中打擾，但可否麻煩您在收到合約之後，立即通知我們。

◯各種展現善意的商務辭令

・It’s our hope that we may continue to do business together for years to come.
誠摯希望雙方在接下來幾年都能繼續維持業務上的合作。

・We sincerely hope that this will be the start of a long-lasting business relationship.
誠摯希望接下來都能繼續合作下去。

I sincerely hope that we can work together for the development of both parties.
誠摯希望雙方可以一起合作，共同為發展而努力。

在這種商務往來郵件中，在內文加上一些「展現善意的外交辭令」，可以讓自己感覺受到公司尊重，也讓對方留下好印象。

同時一定要注意商務場合的用字遣詞、文章格式都要按照既定格式規範，避免失禮。

另外，該附加明細的時候就要確實附加，才能給對方留下專業的印象。

日後如果遇到工作上需要用英文寫各種明細單，希望以上內容會對你有所幫助。

請款單的書寫重點

到目前為止，我們介紹了各種搭配請款單的「明細格式」，以及「明細單」的英文說法。

不過，「明細單」只是附加部分，真正的重點是在請款單本身。而且用英文寫請款單，也有一些需要注意的地方。

下面接著為各位說明英文請款單的書寫方式和訣竅。

１.“title” 標題

為了讓對方知道這份文件的目的，當然少不了標題。

請務必在整張紙最上方找一個醒目的地方，寫上「請款單」三個字。

英文寫法是

“bill”

或是
“invoice”

“bill”→通常用於表示電費、瓦斯費、信用卡費等帳單。在日常生活中常常可以看到這個用法。

“invoice”→多用於表示貨品或所提供服務項目的請款單。屬於商務用語。“invoice”同樣是文章前半段用來表示「送貨單」的單字。

2.“invoice number” 請款單編號

大部分請款單上面都配有編號。

這個編號可以加速各種客服事件的處理，不只顧客受惠，對公司方也更加方便。

3.“company name” 公司名稱

自己公司的名稱，通常還會在下方註明地址、電話等聯絡資訊。

也可以再加上負責人的相關訊息，方便客戶遇到問題可以隨時聯絡。

4.“bank details” 銀行資訊

這也是很重要的部分，包含銀行名稱、帳戶號碼等所有和付款相關的資訊內容都要寫清楚。

銀行帳號
→bank account number

帳戶名稱

→bank account name

以上都是基本資訊。

5.“customer name”客戶名稱

這部分包含客戶的姓名、公司名稱等等。

如果是股份有限公司，縮寫是Co.,Ltd ，也可以用一般公司企業縮寫的Inc來表示。

6.“date” 日期

請款單的製作日期也必須清楚標示。

英式英文的習慣是以「日、月、年」的順序來寫，

美式英文則習慣以「月、日、年」的順序書寫。

7.“payment deadline” 支付期限

請款單上一定要清楚註明雙方同意的支付日期。

8.“description” 明細

詳細列出各項商品的定價“cost”和數量“quantity”，最下面則要把總金額寫出來。

以上這些重點都是請款書上不可或缺上的項目，只要確保沒有遺漏，就可以作為一份完整的商務文件寄出給客戶了。

而且，這種格式其實不限於英文文件上使用，中文版本也大同小異，可以作為日後參考。

總結

也許平常在台灣不會遇到什麼機會需要用英文來寫請款單或明細，不過如果有朝一日，搬到國外居住或工作，就絕對要知道這些常識。

尤其是通訊發達的今日社會，多學一項語言相關技能絕對是百利而無一害。

本文所介紹的內容，除了文書上的書寫之外，也可能在各種商務場合中的對話中用得上。

NativeCamp英文會話網站除了以日常會話教學為主，也提供有大量的商務英文教材。

如果以上的內容都是你之前沒有接觸過的題材，不妨趁此機會在課堂上和外籍老師好好練習一下。

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