話說最近公司嚟咗個新project，要同外國嘅team開會，咁啱我負責做會議記錄，所以約時間個重任就落咗喺我身上。大佬，平時用中文都未必約得掂，今次重要用英文，諗起都頭痛！
不過唔使驚，我即刻上網搵資料，發現原來有好多「敲定會議時間」嘅英文句式可以用，即刻學以致用！
第一步：確認會議目的同參與人員
我諗清楚今次會議嘅主要目的，同埋需要邊啲人參加。個步驟好重要，因為會影響到之後嘅郵件內容。
第二步：草擬郵件初稿
- 我先寫咗封email嘅初稿，簡單介紹咗會議嘅目的，例如：「I am writing to schedule a meeting to discuss the progress of the new project.」
- 跟住，我提供咗幾個唔同嘅會議時間選項，俾對方揀，例如：「Would you be available on [日期] at [時間], or [日期] at [時間]?」
- 為咗方便，我仲加咗一句：「Please let me know which time works best for you.」
第三步：润色邮件，确保礼貌、清晰
寫完初稿之後，我再三檢查，確保用字遣詞夠晒禮貌、清晰。畢竟係同外國team溝通，唔可以失禮㗎嘛
- 我將一啲比較口語化嘅表達，改為更正式嘅用語。例如，將「Can we meet?」改為「Would it be possible to schedule a meeting?」
- 我還使用加粗或斜體來強調重要的時間和日期。
第四步：發送郵件，等待回覆
搞掂晒之後，我就將郵件發送出去，靜靜雞等對方回覆。好彩，對方好快就覆咗我，確認咗會議時間！
第五步：發送確認郵件
收到對方嘅回覆之後，我再發送咗一封確認郵件，再次確認會議嘅時間、日期同埋參與人員，確保大家嘅理解一致。例如：「This email is to confirm our meeting on [日期] at [時間].」
搞掂！成個過程比我想像中簡單，最緊要係夠膽去試，同埋搵啱方法。下次再有類似嘅任務，我都唔使咁騰雞！
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